【管理者】ZoomRoomsのチェックイン/チェックアウト機能

柴田惇史

概要

ZoomRoomsには、部屋の利用率を最大化するチェックイン/チェックアウト機能があります。

このオプションをオンにすると、ユーザーは予約されたZoomミーティングを開始するか、チェックインを行い部屋の予約を維持する必要があります。

管理者が設定した一定時間内にチェックインの操作を行わなかった場合、部屋の予約はキャンセルされ、他のユーザーが利用できるようになります。

下記のZoomRooms操作をおこなった場合には、チェックインを行ったとみなされるため、別途チェックインする必要ありません。

予定より早くミーティングが終わった場合、チェックアウトすることで、残りの時間を他の人が利用できるようになります。

ZoomRoomsアプリケーション

ZoomRoomsコントローラ

テナント内の全てのZoomRoomsでチェックイン／チェックアウト機能を有効化するには、次の手順で操作します。この機能の有効化後、指定回数チェックインに失敗した予定については予定からZoomRoomsの予約を自動的に削除することもできます。

管理者がZoom Webポータルにサインインします
[ルーム管理]>[Zoom Rooms]を開きます。
[アカウント設定]で[ルームのチェックインとチェックアウト]を有効化します。
- 参加者が開始時間 XX 分前にチェックインすることを許可する：予定開始の何分前からチェックインを行うことができるようになるのかを設定します。
- チェックインなしまたはZoom Roomアクティビティ後 XX 分でルームを開放する：予定開始時刻から何分以内にチェックインしなければ部屋の予約を解除するかを設定します。
(オプション)追加で以下の設定を有効化するかを選択できます。
- ユーザーがチェックインしたときに、Zoom Roomsディスプレイ上の在室参加者に通知します。：チェックインを行った時に、会議室に何名の人がいるかをZoomRoomのディスプレイに表示します。
- インスタンス後に、定期的なミーティングシリーズを削除する:指定した回数連続でチェックインに失敗した場合、定期的な予定からZoomRoomsの予約を削除します。

Note:上記の設定はビルやフロア、個々の部屋ごとに行うこともできます。

Zoom Roomsにチェックインするには、下記のいずれかの操作を行う必要があります。

設定された時間内に会議を開始、またはチェックインを行わない場合、予定からZoomRoomsの予約が解除されます。

コントローラの[ミーティングリスト]で該当の予定を選択し、会議がZoomミーティングの場合には[開始]ボタンを、Zoomミーティングではない場合は[チェックイン]ボタンをタップします。

チェックインする予定の横に表示される、[チェックイン]ボタンをタップします。

会議が予定時間前に終了した場合、チェックアウトを行うことで残りの時間を他の人が利用できるようになります。

コントローラの[ミーティング]で[チェックアウト]ボタンをタップします。

チェックアウトしたい予定の右に表示される[チェックアウト]ボタンをタップします。

こちらの記事は「Using the Zoom Rooms check-in and check-out features」を元に作成されました。