Zoom Phoneで外線通話を利用する際はZoom Webポータル上より電話番号の発行リクエストを行います。そのリクエストを実施する前にご契約頂いているZoomアカウントの緊急連絡先を設定する必要がありますが、その際に会社情報、また会社の住所情報をZoom社にて確認するために、本人確認としてKYC(Know Your Customer)プロセスをお客様側で実施します。
当KYCプロセスを通じ、Zoom Phoneを利用する会社情報、またお客様に割り当てるべき地理的電話番号範囲の確認が行われます。
当記事ではKYCプロセスにおいて必要な書類、またKYCプロセスのフローについて記載を行います。
当記事は以下の内容を含んでいます。
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KYCプロセスで必要な書類
KYCプロセスの際、お客様の会社情報を確認するため以下の書類が必要となります。
- 会社代表者の本人確認書類、もしくは申し込み担当者の本人確認書類
以下いずれかの書類のご用意をお願い致します。- 運転免許証
- マイナンバーカード
- 上記以外にて担当者の住所、生年月日、本人写真が記載されている政府機関発行の証明書
- 法人の登記事項証明書(履歴事項全部説明書)もしくは印鑑登録証明書(会社名称、加えて本店もしくは主たる事業所の所在地に関して記載のあるもの)※発行日が6カ月以内のもの。
- 住所証明
登記事項証明書にて記載されている住所と違う地域の市外局番の追加をご希望の場合、公共料金の請求書等、該当の拠点と住所情報が一致する書類をご用意頂く必要がございます。
(例:登記事項証明書にて記載されている住所は東京都だが、関西事業所にて市外局番である06の番号を利用したい場合、その関西事業所の住所証明書を提出頂く必要がございます) - 取引時確認宣誓書
Zoom社から送付されるKYCプロセスに関するメールに宣誓書のフォームが添付されておりますので、そちらをダウンロード頂き、会社代表者、もしくは申し込み担当者自身にて氏名、署名、日付欄への記載をお願い致します。 - 会社代表者の委任状
契約者(会社代表者)と申し込み担当者の名義が異なる場合は会社代表者の委任状の提出が必要となります。会社代表者の実印が押印された委任状をご準備ください。
(委任状のテンプレートはZoom社から送付されるKYCプロセスに関するメールに添付されています)
KYCプロセスの申し込みフロー
以下の手順にてKYCプロセスを実施します。
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KYCプロセス申し込み
KYCプロセスの実施申し込みを行います。こちらに関しては弊社等のZoom代理店にて対応する形となっております。そのためお客様にて特に実施頂く作業等はございません。 -
Zoom社からのメール受信および日程調整
代理店側での申し込みが完了した後、Zoom社担当者よりKYCプロセスの必要書類、また後述するミーティングの日程調整に関するメールが届きます。こちらのメールに返信する形で日程調整を行い、またそれと並行して必要書類の準備を進めていきます。 -
必要書類の準備
上記必要書類の準備を行います。 -
Zoomミーティングの実施
必要書類の準備が完了しましたら、それらの書類の原本確認のため、Zoom社担当者とのミーティングを行います。当ミーティングでは宣誓書以外の書類をカメラにて直接映し、Zoom社担当者の方で目視確認を実施します。所要時間としては10分~15分程度となります。
注:カメラ越しに書類を直接映すため、バーチャル背景を設定していると各書類が正常に表示されない場合がございます。そのためバーチャル背景設定を前もって[None]にしておくことが推奨されます。 -
必要書類のアップロード
ミーティングの実施後、Zoom Webポータルより必要書類のアップロードを行います。
アップロード手順は以下の通りになります。 - 管理者権限にてZoom Webポータルにサインインします。
- ナビゲーションメニューより[電話システム管理]、[会社情報]を選択します。
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[アカウント設定]を選択します。
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[緊急サービス]タブ内の[緊急連絡先]の横にある[管理]を選択します。
-
[検証を編集または依頼してください]を選択します。
- 各書類のアップロードを行います。
注:各書類につき1つのファイルのみアップロードを行うことが可能です。そのため複数のファイルについては事前に1ファイルにまとめて頂く必要がございます。 - 全てのファイルのアップロードが完了した後に[保存]を選択します。
その後画面表示が以下のように変更されています。
注:アップロード可能なファイルサイズは合計で10MBとなっており、必要な書類数、またファイル容量によってはZoom社へのファイル共有が正常に行えない場合がございます。その場合はZoom社よりメールにて通知が行われますので、そのメールに添付する形でファイルの再送が必要です。 -
Zoom社での住所確認
アップロードされた必要書類の確認が完了次第、Zoom社より会社の住所情報について確認のメールが送付されます。記載されている住所で問題なければその旨を記載し、メールへの返信を行います。当メールへの返信にて返送不要郵便物の手配が完了します。 -
転送不要郵便物の受け取り
確認した住所宛てに以下のような転送不要郵便物が送付されます。
当郵便物の到着後にZoom Webポータルにて緊急連絡先を確認すると[ステータス]が[検証済み]となっています。これにてKYCプロセスは完了となります。
注:Zoom Webポータル上からの電話番号リクエスト手順についてはこちらをご確認ください。
この記事は「Japan KYC Operational Process」を元に、弊社にて実際に当プロセスを実施した内容を交え作成しました。
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