訪問者用の招待を作成することで、オフィスへの招待を行うことができます。また、訪問者が招待メールを受け取ったかどうかを追跡することもでき、訪問者がまだ招待メールを開いていない、もしくは登録を完了していない場合は、招待メールを再送信することもできます。さらに、作成した招待を削除することも可能です。招待を行った訪問者がオフィスに到着すると、チームチャットやメールから通知を受け取ることも可能です。
この記事は以下の内容を含んでいます。
前提条件
- Basic、Pro、Business、Education、Enterpriseアカウントのいずれか
- Visitor Managementライセンス
- アカウント内で訪問者管理機能が有効になっていること
- Zoomデスクトップクライアント:バージョン6.0.0以上
Zoomデスクトップクライアント上で訪問者タブにアクセスする方法
- Zoom デスクトップクライアントにサインインします。
- 上部のナビゲーションメニューより、[ワークスぺ―ス]を選択します。
- [Visitors]タブを選択します。
訪問者のタブを表示する
[Visitors]タブへのアクセスを行った後、招待に関するページの表示、また管理が可能になります
訪問者タブには以下の情報が表示されます。
- 日時:訪問者が訪れる予定時間が表示されます。
- ホスト名:招待を行ったZoomユーザーの名前が表示されます。
- 訪問者情報:訪問者が登録した名前とメールアドレス、所属組織(オプション)が表示されます。
- 場所:訪問者が招待されたロケーションが表示されます。
- ステータス:訪問者の現在の状態が表示されます。上記画像の例だと[登録待機中]であり、訪問者側にて登録作業を実施する必要があります。
- 上記画像のように[登録待機中]ステータスの場合、[リマインダーを送信]を選択することで訪問者に再度招待通知がメールにて送信されます。
- ワークスペース:訪問者用に予約されたワークスペース、予約を行っていない場合は[予約]ボタンが表示されます。また[登録待機中]ステータスの場合、登録完了後に予約する必要があると表示されます。
また訪問者タブでは以下のようにフィルタリングを行うことが可能です。
- カレンダーアイコンを選択して、特定の日付範囲(開始日から終了日まで)を指定します。
- [場所]ドロップダウンから、検索を行いたいロケーションを選択します。
- [全ステータス]ドロップダウンで、フィルタリングしたい招待のステータスタイプ([全ステータス]、[登録待機中]、[登録完了]、[チェックイン済み])を選択します。
- 検索バーにキーワードを入力し、条件に当てはまる招待を検索します。
招待を作成する
注:訪問者招待を初めて使用する時、または一件も訪問者の招待を設定していない場合、訪問者招待のページは空白で表示されます。
- Zoomデスクトップクライアントにて、[Visitors]タブにアクセスします
- 右上部にある[招待を作成]を選択します。ポップアップウィンドウが表示されます。
-
ポップアップウィンドウにて、招待の作成に必要な以下情報を入力します。
- ホスト:招待を作成するユーザーを指定します。
- 訪問者情報:以下訪問者の情報を入力します。
- 訪問者のフルネーム:訪問者のフルネームを入力します。
- 訪問者のメールアドレス:訪問者のメールアドレスを入力します。
- 訪問者の組織の名称(オプション):訪問者の組織名を入力します。
- サイトの場所:ドロップダウンメニューを選択して、招待を行うロケーションを選択します。
- 日付:カレンダーから訪問日を選択します。
- 時間:ドロップダウンメニューから訪問時間を選択します。
- 管理者への非公開メモ(オプション):アカウント管理者に送信するメモを入力します。メモは非公開で、訪問者には表示されません。アカウントオーナーまたは管理者は、[See notes]よりメモを見ることができます。
注:最大500文字です。
- 招待が完成したら、送信を選択します。
作成された招待は[Visitors]タブに表示されます。招待が送信されると、登録されたメールアドレスに確認メールが届きます。
招待の管理を行う
招待を編集する
注:訪問者がチェックインした後は、招待を編集することはできません。
- Zoomデスクトップクライアントにて、[Visitors]タブにアクセスします
- 作成された招待の右側にある三点リーダー[…]を選択し、その後[招待を編集]を選択します。
- ポップアップウィンドウにて、招待に関する情報の編集を行います。
- 編集が完了したら、[再送信]を選択します。
確認ウィンドウが表示され、招待の詳細が更新され、新しい招待メールが訪問者に送信されることが通知されます。
[確認]を選択します。
招待の詳細を表示する
- Zoomデスクトップクライアントにて、[Visitors]タブにアクセスします
- 作成された招待の右側にある三点リーダー[…]を選択し、その後[招待の詳細を確認]を選択します。
- パネル上から、招待についての詳細を確認されます。
招待を削除する
- Zoomデスクトップクライアントにて、[Visitors]タブにアクセスします
- 作成された招待の右側にある三点リーダー[…]を選択し、その後[招待をキャンセル]を選択します。
- 確認ウィンドウが表示され、この招待が削除され、訪問者にキャンセルメールが送信されることが通知されます。
[確認]を選択します。
チェックインを行う
- Zoomデスクトップクライアントにて、[Visitors]タブにアクセスします
- 訪問者側での登録が完了すると、[ステータス]列が[登録完了]に変更されます。
その下にある[訪問者をチェックイン]を選択します。
訪問者がチェックインされます。
登録が完了した訪問者向けにワークスペースの予約を行う
訪問者向けにワークスペースを予約する
- Zoomデスクトップクライアントにて、[Visitors]タブにアクセスします
- 登録が完了した招待の右側にある[予約]を選択します。
Zoomデスクトップクライアント内の[Workspace Reservation]のセクションにリダイレクトされます。
- フロアマップで、利用可能なワークスペースを予約します。
予約したワークスペースは、Webポータル上の招待の右側に表示されます。予約完了後、[ワークスペース]列の下に予約を行ったワークスペースのリンクが表示されます。選択すると、予約を行ったワークスペースのフロアマップが表示されます。
訪問者向けのワークスペースを削除する
- Zoomデスクトップクライアントにて、[Visitors]タブにアクセスします
- 既に予約を行っているワークスペースのリンクを選択します。
予約を行ったワークスペースのフロアマップが表示されますので、予約の削除を行います。
-
上記実施後、ワークスペースの列に再度[予約]ボタンが表示されます。
この記事は「Creating visitor invitations in the Zoom desktop app」を元に作成されました。
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